4.1 Kasutuse ulatus. Kui inimene kasutab SotsiaalAI-d enda küsimuste, dokumentide või töövoogude jaoks oma isikliku konto alt, on SotsiaalAI üldjuhul vastutav töötleja oma teenuse osutamise ulatuses.

SotsiaalAI-d võib kasutada töövahendina ka sellistes töövoogudes, kus ei sisestata kliendi või muu andmesubjekti tuvastatavaid isikuandmeid. Kui kasutaja soovib kasutada SotsiaalAI-d tööandja või organisatsiooni nimel tuvastatavate isikuandmetega, peab tal selleks olema tööandja või organisatsiooni selge luba ning vajaduse korral ka eraldi lepinguline andmetöötlusraamistik.

Tööandja ja töötaja sisemised kinnitused või kasutusload ei loo iseenesest SotsiaalAI ja organisatsiooni vahelist volitatud töötleja suhet. Kui SotsiaalAI töötleb isikuandmeid organisatsiooni nimel, peab selleks olema olemas ka SotsiaalAI poolt siduvalt aktsepteeritud kirjalik või elektrooniline lepinguline raamistik.

4.2 Tundlikud andmed. Platvormis võib liikuda sotsiaal- ja terviseandmeid ning muud tundlikku infot. Sellise info sisestamine peab piirduma minimaalselt vajalikuga ning kasutaja peab tagama, et töötlemiseks on olemas asjakohane õiguslik alus. Kui töödeldakse eriliigilisi andmeid, peab lisaks tavapärasele õiguslikule alusele olemas olema ka sobiv erand selliste andmete töötlemiseks.

4.3 AI ja kõneteenused. Vestlustes, dokumendi koostamises, dokumendi analüüsis, süvauuringus, dikteerimises ja ettelugemises võidakse kasutada väliseid teenusepakkujaid, sealhulgas OpenAI-d, Google Cloud Text-to-Speech teenust, maksete puhul Maksekeskus AS-i ning muid platvormil või lepingutes nimetatud teenusepakkujaid. Neile edastatakse ainult see sisend, mida on vaja vastava funktsiooni tehniliseks pakkumiseks.

AI väljund on abistav ega ole automaatselt siduv otsus, ametlik seisukoht ega professionaalne hinnang. Kasutaja peab AI väljundi enne kasutamist ise üle vaatama, vajaduse korral parandama ja kinnitama.

4.4 Automatiseeritud otsused. Platvorm võib kasutada automaatset töövoo tuvastust, liigitamist, sobitamist või järjestamist, kuid lõplikud sisulised otsused peavad jääma inimesele. SotsiaalAI ei tee üksnes automatiseeritud töötlusel põhinevaid otsuseid, millel oleks kasutaja jaoks õiguslik või samaväärselt oluline mõju.

4.5 Ajutised failid. Vestlusesse lisatud ajutised failid on mõeldud konkreetse sessiooni või töövoo jaoks. Neid ei lisata automaatselt püsivasse dokumentide teeki, kui kasutaja ei kasuta selleks eraldi dokumendihalduse töövoogu.

4.6 Mudelite treenimine. SotsiaalAI ei kasuta platvormi kasutajasisu omaenda üldiste tehisintellektimudelite treenimiseks. Väliste teenusepakkujate töötlus toimub nende lepinguliste ja andmekaitseliste raamistikute järgi.

4.7 Tööalase kasutuse raamistik. SotsiaalAI võib teha platvormis kättesaadavaks tööalase kasutuse ja andmetöötluse standardse raamdokumendi või muud sarnased tingimused. Sellise dokumendiga tutvumine, selle allalaadimine või töötaja tasandi kinnitus ei muuda seda automaatselt organisatsiooni suhtes siduvaks. Kui dokument on mõeldud organisatsiooni nimel andmete töötlemise raamistikuks, muutub see organisatsiooni suhtes siduvaks alles pärast nõuetekohast allkirjastamist või muud tõendatavat elektroonilist aktsepteerimist.

4.8 Privaatsuse eelkontroll. Tundlikes töövoogudes võib platvorm kasutada lokaalseid või serveripoolseid eelkontrolle, mis tuvastavad lihtsamaid isikuandmete, kontaktandmete, isikukoodi, aadressi, lapse ohutuse või kriisi riski signaale. Selline kontroll aitab kasutajat hoiatada ja andmeid minimeerida, kuid ei ole täielik anonüümimine ega õiguslik vastavussertifikaat.

4.9 Rollipõhine ligipääs. Tundlikumad võimalused avatakse rolli, organisatsiooni, tööalase kinnituse ja tehniliste õiguste alusel. Administraatori- või organisatsiooniroll ei tähenda vaikimisi ligipääsu kasutaja isiklikele vestlustele, dokumentidele ega failidele.